Importância dos Incoterms na cotação de frete internacional

Neste artigo, exploraremos a importância dos Incoterms no processo de cotação de frete em parceria com um NVOCC. Com exemplos práticos, abordaremos as razões pelas quais é necessário realizar a cotação com o correto Incoterms.

Nos próximos tópicos, exploraremos os impactos de uma cotação sem a informação clara a respeito dos Incoterms, abordando os principais desafios e consequências que podem surgir ao longo do processo de transporte e logística.

Vamos analisar como a falta de definição adequada do Incoterm pode gerar custos inesperados, bloqueio de carga, atraso e afetar a reputação do despachante ou agente de cargas que contratou o transporte.

É fundamental compreender a importância dos Incoterms na cotação e garantir sua correta aplicação para uma negociação bem-sucedida e sem contratempos no comércio internacional.

[Baixe gratuitamente o ebook + template Incoterms: tudo o que você precisa saber + tabela ilustrativa]

O que são incoterms e qual sua importância na cotação?

Os Incoterms são termos que definem os direitos e obrigações dos compradores e vendedores em contratos de compra e venda internacional. Eles estabelecem claramente os custos, riscos e responsabilidades envolvidos no transporte e entrega das mercadorias.

Esses termos são amplamente utilizados na indústria de comércio internacional para evitar ambiguidades e garantir que todas as partes envolvidas tenham uma compreensão comum das condições acordadas.

Compreender a relevância destes termos e utilizá-los adequadamente nas cotações é fundamental para garantir clareza, eficiência e segurança nas operações.

Distribuição de Custos: Os Incoterms são, em essência, os balizadores da distribuição de custos em um processo de importação ou exportação. Eles determinam em qual etapa cada valor será aplicado, se será de responsabilidade do importador ou do exportador.

Ponto de Transferência de Riscos: O momento em que a mercadoria é entregue pelo exportador é crucial. A partir desse ponto, determina-se quem assume os riscos relacionados ao transporte e outras adversidades que possam surgir. O Incoterm escolhido é quem vai ditar a partir de qual momento, por exemplo, o "shipper" (ou "exportador") deixa de ser responsável pela carga e a entrega ao "consignee" (ou "importador").

Risco de Transporte: Não podemos desconsiderar a questão do risco de transporte. Os Incoterms especificam com precisão em qual momento da transação esse risco é transferido. Por isso, ao elaborar uma cotação, é de suma importância definir qual Incoterm será utilizado para determinar claramente até onde vai a responsabilidade de cada parte envolvida.

Ao realizar uma cotação, os Incoterms são essenciais para determinar os custos e serviços internacionais associados à transação. No entanto, é importante ressaltar que a negociação dos Incoterms é feita entre os clientes finais, ou seja, os importadores e exportadores.

Um NVOCC, devido à sua neutralidade, não tem acesso aos detalhes específicos do acordo entre as partes. Portanto, é fundamental que o agente de cargas ou o despachante possa fornecer as informações necessárias sobre os custos e responsabilidades acordados entre os clientes finais.

No transporte marítimo, o Incoterm mais utilizado é o FOB (Free on Board), que indica que o vendedor é responsável pelo transporte e custos até o momento em que a mercadoria ultrapasse a amurada do navio no porto de embarque.

[Baixe gratuitamente o ebook + template Incoterms: tudo o que você precisa saber + tabela ilustrativa]

A falta de clareza do Incoterm utilizado na cotação pode levar a custos inesperados durante o processo de transporte e entrega das mercadorias. Por isso, é fundamental que todas as partes envolvidas prestem atenção aos detalhes e garantam que os termos sejam definidos de forma precisa e compreendidos por todos.

No caso específico do Brasil, é importante mencionar que o país não aceita na importação o Incoterm DDP (Delivered Duty Paid) devido a questões tributárias. Portanto, ao realizar uma cotação que envolva o Brasil, é essencial considerar essa informação e utilizar outros termos apropriados.

Impactos de uma cotação sem a informação clara a respeito dos incoterms

Uma cotação sem a informação clara a respeito dos Incoterms pode ter impactos significativos em toda a cadeia de transporte e logística. Se ocorrer algum problema nessa etapa inicial, todos os estágios subsequentes do processo serão afetados.

Abaixo estão alguns dos principais impactos decorrentes da falta ou da divergência do Incoterm na cotação:

Alteração de custos e taxas

A precisão do custo numa cotação é um componente essencial para tomada de decisão. Os Incoterms, ao definirem responsabilidades e custos, são uma parte fundamental dessa equação. E quando a informação relativa a eles está ausente ou é imprecisa, as consequências podem ser significativas.

Muitos agentes de carga ou despachantes, ao iniciarem a busca por cotações, não entregam uma definição clara do Incoterm a ser utilizado. Por vezes, eles buscam apenas uma estimativa baseada em um embarque futuro sem detalhes concretos como o packing list, proforma invoice ou os termos contratuais entre importador e exportador.

Na maioria dos casos, os termos mais simples, como FOB ou CFR, são considerados, pois representam as opções mais básicas de "Porto a Porto". No entanto, essa abordagem pode não refletir a realidade da operação proposta.

O principal impacto desta falta de precisão é evidente: sem conhecer o Incoterm real, não se pode fornecer uma estimativa de custo correta. Isto pode levar a surpresas desagradáveis mais tarde no processo, resultando em alterações inesperadas de custos e taxas.

Deixar de considerar um serviço complementar

Sem uma visão clara sobre o Incoterm envolvido há o risco de negligenciar serviços essenciais que podem ser cruciais para a operação bem-sucedida de uma exportação ou importação.

Muitas vezes, ao receber uma estimativa inicial baseada em um termo simplificado, como o Porto a Porto, a percepção pode ser erroneamente limitada ao transporte principal – seja ele marítimo ou aéreo. No entanto, esta é apenas uma fração do processo logístico completo.

Sem a clareza dos Incoterms, existe o perigo de não considerar serviços complementares vitais para o fluxo da operação. Estes podem incluir:

• Coleta: a retirada da mercadoria do local do vendedor até o ponto de embarque.

• Desembaraço: todos os processos relacionados ao desembaraço aduaneiro, que variam de acordo com os regulamentos de cada país.

• Seguro: As proteções necessárias para a mercadoria durante todo o seu trânsito, que podem depender do Incoterm escolhido.

Estes, entre outros serviços, são frequentemente essenciais, dependendo do Incoterm em questão, e sua negligência pode resultar em interrupções, atrasos e custos adicionais.

Bloqueio de carga

Sem a informação clara dos Incoterms, é possível que ocorram problemas no momento do embarque da carga. As autoridades portuárias podem exigir documentos específicos ou evidências de responsabilidade que não foram previstos na cotação. Isso pode levar ao bloqueio da carga no porto e atrasos significativos no processo de transporte.

Os Incoterms são projetados para esclarecer as responsabilidades de cada parte envolvida em uma transação. Por exemplo, em certos Incoterms, o exportador é responsável por cobrir todos os custos e garantir que a carga seja transportada até a entrega ao importador.

Se houver uma má compreensão ou informação incorreta sobre qual Incoterm foi acordado, a carga pode enfrentar problemas ao chegar ao destino. O porto ou aeroporto de destino pode apresentar uma cobrança ao importador, que pode se recusar a pagar, alegando que esses custos não eram de sua responsabilidade conforme os termos acordados.

Quando a carga é retida devido a desentendimentos ou falta de clareza sobre os Incoterms, os custos podem acumular rapidamente. Além das taxas associadas ao armazenamento da carga, podem surgir custos adicionais devido a atrasos no processo. Esta situação pode ser ainda mais complicada se não houver um entendimento claro sobre quem deve arcar com esses custos adicionais.

[Baixe gratuitamente o ebook + template Incoterms: tudo o que você precisa saber + tabela ilustrativa]

Impacto negativo na imagem do despachante ou agente de cargas

Se um despachante ou agente de cargas não disponibilizar corretamente as informações dos Incoterms na cotação, isso pode causar um impacto negativo na relação com seu cliente.

A compra incorreta de um serviço de transporte devido à falta de clareza nos termos pode resultar em problemas e desentendimentos, o que afeta a confiança e a imagem do despachante ou agente de cargas.

É fundamental que todas as partes envolvidas estejam atentas a esses detalhes e garantam que os termos sejam definidos corretamente desde o início, a fim de evitar problemas e assegurar uma negociação eficiente e tranquila no comércio internacional.

Problemas graves que podem ocorrer (com um exemplo real)

A má compreensão ou definição dos Incoterms pode acarretar sérias consequências financeiras e operacionais. Vejamos um caso real: um cliente brasileiro exportava para os EUA sob o Incoterm "FOB", limitando sua responsabilidade ao embarque da mercadoria. Contudo, informava ao seu cliente americano que a operação era "DDU", onde ele assumia a responsabilidade até a entrega final, excluindo impostos.

Essa abordagem ambígua visava aproveitar incentivos fiscais no Brasil. Contudo, a situação se complicou quando a carga foi roubada em um terminal em Nova Iorque. A seguradora, baseando-se no "FOB", recusou-se a indenizar, enquanto o importador, apoiando-se no "DDU", insistiu na cobertura e não efetuou o pagamento da mercadoria e nem do frete. Houve uma abertura de processo judicial nos EUA e o exportador precisou contratar advogados para tentar ser ressarcido pelo terminal onde ocorreu o roubo. Prejuízo desse embarque? Mais de R$1.000.000,00!!!

Este caso ressalta a necessidade de clareza ao definir Incoterms. Ambiguidades ou mal-entendidos podem culminar em disputas legais e prejuízos financeiros, destacando a importância de todas as partes estarem alinhadas e cientes de seus papéis e responsabilidades.

Incoterms inexistentes que devem sumir do seu vocabulário

Ao longo do tempo, surgiram algumas expressões que, embora populares em algumas conversas do setor, são tecnicamente inexistentes ou contraditórias. Vamos explorar algumas dessas expressões e explicar por que elas devem ser eliminadas do seu vocabulário comercial, especialmente na cotação:

FOB Prepaid

"FOB" (Free on Board) refere-se ao vendedor entregando as mercadorias a bordo do navio no porto de embarque e o frete internacional sendo de responsabilidade do comprador, ou seja, collect (pago no destino). No entanto, o termo "prepaid" não é uma parte reconhecida do Incoterm FOB, pois significa que o frete seria prepaid (pago na origem).

Se o frete precisa ser prepaid, pode ser usado o CFR, mas cuidado, porque nesse incoterm outras responsabilidades fazem parte.

FCA com Coleta

O termo "FCA" (Free Carrier) significa que o vendedor disponibiliza a mercadoria em sua sede ou transporte até o local indicado pelo importador. É importante saber o local que a carga será disponibilizada, podendo já ser no próprio porto ou aeroporto, por exemplo.

Adicionar "com coleta" é redundante e pode criar confusão, uma vez que a coleta está implícita no FCA. Lembrando que no FCA quem realiza o desembaraço é o importador.

DDP sem Impostos

"DDP" (Delivered Duty Paid) implica que o vendedor entrega as mercadorias ao comprador, pagando todos os direitos aduaneiros. Portanto, "DDP sem impostos" é contraditório, pois a ideia central do DDP é que todos os custos e taxas estão cobertos, inclusive os impostos.

DAP Collect

"DAP" (Delivered At Place) indica que o vendedor deverá fazer o transporte internacional e levar a mercadoria até o local combinado com o comprador, porém o desembaraço no destino e a descarga da mercadoria fica a cargo do comprador. Se o vendedor precisa pagar o frete, logo ele será prepaid (pago na origem) não cabendo o collect (pago no destino).

FOB Aéreo

"FOB" é um termo usado para transporte marítimo. Usá-lo no contexto do transporte aéreo é errado e pode levar a mal-entendidos. Em situações de transporte aéreo, termos como "FCA" ou "EXW" são mais apropriados.

CIF sem Seguro

"CIF" (Cost, Insurance, and Freight) explicitamente inclui o custo do seguro no preço da mercadoria. Assim, "CIF sem seguro" é uma contradição em termos.

Afinal, como descobrir o incoterm certo?

Como um agente de cargas ou despachante pode assegurar-se de que tem o Incoterm correto antes de solicitar uma cotação com um NVOCC? A resposta muitas vezes está no início do processo de negociação.

Ao estabelecer uma transação comercial internacional, o exportador, em geral, enviará ao importador uma "proforma invoice" ou fatura proforma. Esse documento é um compromisso preliminar de venda e geralmente inclui detalhes essenciais sobre a transação proposta.

Dica valiosa: A proforma é a chave para encontrar o Incoterm correto. Em sua estrutura, você encontrará diversas informações relacionadas ao acordo de venda, incluindo, entre outros, o Incoterm acordado. Esta especificação determinará a divisão de responsabilidades e custos entre o exportador e o importador.

Quando a cotação é feita com o incoterm correto, o principal beneficiado é o agente de cargas ou despachante, já que deixarão de enfrentar os eventuais problemas já destacados até aqui.

Conclusão

Neste artigo, destacamos a importância dos Incoterms no processo de cotação. Eles desempenham um papel fundamental na definição dos direitos, responsabilidades e custos entre compradores e vendedores no comércio internacional.

Para os agentes de cargas e despachantes, é crucial ter acesso exato às informações dos Incoterms ao cotar os serviços. Isso garante uma negociação precisa e evita custos inesperados, bloqueios de carga, atrasos e danos à reputação.

Os exemplos práticos demonstraram como a falta de clareza nos Incoterms pode gerar impactos negativos, como alterações de custos, taxas, bloqueios de carga e demoras no processo de transporte.

Como parceira confiável e capacitada, a Allink se destaca como um NVOCC experiente, capaz de atender às necessidades dos agentes de cargas e despachantes. Com conhecimento preciso dos Incoterms, a Allink garante cotações completas e serviços internacionais eficientes.

Portanto, ao realizar uma cotação, é essencial compreender a importância dos Incoterms e contar com um parceiro confiável como a Allink, que entende a relevância desses termos e garante uma negociação transparente e livre de contratempos.

Baixe gratuitamente o ebook + template Incoterms: tudo o que você precisa saber + tabela ilustrativa e não tenha mais dúvidas sobre o assunto.